i can't believe i have been three years here (part 3)

Chapter #3 : The Days of Receptionist

Berangkat dari rumah habis subuh. Bangunin Oom Apri buat nganterin ke Terminal. Naik bis Semarang-Solo. Turun di pasar Karangjati.
Itulah pagi pertama dan hari pertama sebagai karyawan.

Ulangi lagi ah, sebagai Kar-Ya-Wan. Bukan anak sekolah (walaupun belum resmi diwisuda sih)

Seperti apa rasanya masuk kerja pertama kali? Hmm.. kamu ingat waktu pertama kali masuk SMP, atau SMK? Ingat hari pertamamu di sekolah baru? Kurang lebih seperti itu.
Kamu ketemu sama temen-temen baru. Ketemu sama lingkungan baru. Gugup, canggung, dan menerka-nerka apa yang akan kamu lakukan disini.

Orang pertama yang saya kenal adalah Bu Dyah. Asistennya Pak Anil. Secara nggak langsung Bu Dyah juga atasan saya, karena Bu Dyah ini yang meng-handle seluruh kegiatan office.
Selain Bu Dyah, inilah beberapa orang yang sering sliwar-sliwer di area office dan resepsionis :

- Mbak Endang : resepsionis 1 sekaligus yang dituakan. Udah 5 tahun bekerja di PT USG. Waktu saya jadi resepsionis, Mba Endang lagi hamil anak pertama. Suaminya bekerja jadi pelaut, just incase kalian mau tau. Oh, nggak mau tau ya? Oke. Lanjut.
- Mbak Rian : resepsionis nomer 2 dan walaupun kelihatan kalem ternyata penggemar musik Dream Theatre.
- Mbak Lina : record staff untuk planning Perry Ellies. Orang pertama yang langsung akrab karena punya interest yang sama : Movie, English, dan seleb luar.
- Mas Mundoko : petugas mesin fotokopi. Orangnya gokil dan hobby bercanda.
- Mba Rani : karyawan pantry di unit PA1 yang suaranya lembut dan agak mendesah.
- Mba Febri : anggota pantry juga, tapi khusus nganterin minum di gedung Training Center dan mem-back up tugas pantry lain kalau ada yang absen. Diduga punya hubungan gelap dengan salah satu sopir angkot. (Laah! kenapa malah jadi ngegosip sih. *lost focus*)

Jadi selama seminggu saya mengamati Mba Endang dan Mba Rian bekerja. Jawab telpon, nyambungin telpon ke luar, ngatur makan siang, ngatur penjemputan mobil untuk Buyer, mencatat penggunaan ruang, register surat masuk, dan diatas segalanya : memastikan tidak ada telpon yang berdering lebih dari tiga kali.
"Nanti kamu dimarahi. Penelpon kan nggak mau nunggu" begitu kata mereka.

Aktivitas pagi dimulai jam 07.00 dengan membuka 'password' telepon, mempersiapkan stempel, mengganti tanggal di stempel dengan tanggal hari itu, menyiapkan buku register surat masuk, register pengiriman dokumen, menyiapkan daftar tamu yang datang hari itu, kalau ada) lalu daftar tamu itu difotokopi untuk dibagikan ke 35 departemen.

Jam 07.30 saatnya memutar kaset Motivasi dan P2K3, (err.. I doubt all employees will listen to it every morning), mendata paket dan surat-surat masuk, lalu mencatat penggunaan ruang hari itu. Resepsionis juga bertugas menyetel beberapa lagu, supaya operator jahit nggak ngantuk. Tugas yang sangat saya suka.
Kadang saya membawa koleksi lagu-lagu saya yang sedikit rock (misalnya : Jengah-nya Pas Band), dan bahkan pernah hampir memutar lagu Bukan Pahlawan dari Superman Is Dead, kalau saja Mbak Rani bilang lagunya terlalu cadas.
Para operator jahit biasanya lebih suka lagu dang-dut, terutama irama koplo. Mereka bahkan suka nitip kaset ke resepsionis.

Jam 08.00 dan seterusnya berkutat dengan telepon. Tugas ini termasuk nyambungin telepon dari PT USG Pringapus ke PT USG Congol. Menerima telepon masuk dari PT USG Ungaran ke PT USG Pringapus, lalu menyambungkannya ke ekstension yang diminta.
Sesekali mengecek ruang meeting mana yang sudah dipakai atau yang masih available untuk dibooking. Jam 16.00 saya boleh pulang.

Pelajaran pertama menjadi resepsionis : Pasang Telingamu Baik-Baik, Nak.

Beberapa penelpon memiliki artikulasi jelas. "Tolong sambungin ke Ungaran!" atau "Tolong sambungkan ke nomor handphone-nya Pak Hasta. Beliau nggak ada diruangan"

Nah yang kayak gini nih yang oke. Suaranya jelas. Tujuannya juga jelas mau disambungin kemana. Karena saya belum hapal nama-nama karyawan, biasanya saya tanya dulu ke Mbak Rian berapa ekstensi yang harus saya pencet.

Tapi ada juga karyawan yang ngomong di telepon pakai suara seperti kumur-kumur. Nggak jelas.

"tolong...blublub..shambungkanh...blublub.. saya dengan Pak blublub.."
"Maaf Bu, minta disambungkan ke siapa?"
"Ke Pak blublub"
"Pak Budi?"
"Pak Didit! Di-dit"

Ini contoh penelpon yang mengesalkan. Ngomong lewat telpon tapi kayak ngomong buat dirinya sendiri.
Dan peristiwa salah denger kayak gini bukan hanya terjadi satu atau dua kali. Pada awal-awal bekerja, saya sedikit was-was kalau telepon berdering dari extention para boss.
Ekspatriat dari India itu punya logat yang masih asing di telinga saya. Sometimes they used English when they call, tapi English-nya rasa India.

Suatu hari saya pernah salah menyambungkan, waktu salah satu ekspatriat mengatakan "maou bhicarrrha dengan Dian eith ar di"

Jantung ini berdetak cepat. Hah? Dian? Dian siapa ya? Saya cuma nangkap Dian eith.. yang berarti Dian H.
Oh, mungkin maksudnya Dian Susilowati, salah satu staff di Head Office. Kami memanggilnya Dian - HO. Kalau pakai logat inggris jadinya "Dian eith - oo"
Mungkin yang dimaksud adalah orang ini?

Tanpa crosscheck lagi dengan si ekspatriat, saya langsung menelpon ke kantor Menara Gracia untuk menyambungkan Dian.

Dan tentu saja itu kesalahan fatal, karena ternyata...... si ekspatriat tadi minta disambungkan ke Dian eith ar di alias Dian - HRD (bagian recruitment), sementara saya malah menyambungkan ke Dian eitf - oo alias Dian HO.
Ya jelas aja salah!

Satu jam kemudian, saya langsung diminta menghadap si ekspatriat untuk disidang. Untungnya karena masih baru, saya dimaafkan. Kali ini kau selamat, nak.

But so far, asik juga loh di depan. Bisa langsung ketemu tamu (terutama tamu dari negara lain) yang berkunjung ke factory kami. Saya bisa milih-milihin menu buat tamu, dan dapat pengetahuan tentang caranya memesan reservasi di Hotel.
Dan.... catat ini, saya sering berkhayal jadi Andrea Sachs yang lagi kerja di kantor Miranda Priestly. Angkatin telepon secepatnya, dan kalau ada bos lewat, pura-pura jadi Emily trus bilang "She's on the way. Tell everyone!!" persis seperti adegan di film Devil Wears Prada itu.

Ehem. That's silly. I know.

Hari berganti minggu, minggu berganti bulan. Tau-tau saya udah masuk bulan keempat sebagai resepsionis.

Dan di bulan keempat itu, saya berhenti jadi resepsionis.

Apakah saya resign? Oh tidak.. tidak. Bukan itu. Saya dipindahkan ke PPMC. Iya, ke departemen Planning.

Apa itu planning? Nggak tau. Di planning bakal ngapain? Nggak tau juga. Pokoknya tanggal 28 Oktober 2010 adalah hari terakhir saya sebagai resepsionis.
Pak Anil sendiri yang memutuskan begitu.

Kejadiannya begini.
Tanggal 28 Oktober 2010, Mr. Anil meeting bersama beberapa staff di ruang 112.  Saya sendirian di meja resepsionis. Meregister beberapa surat masuk dan memilih-milih lagu apa yang kira-kira nggak bikin operator ngantuk. Di ruang tunggu dekat resepsionis, ada empat kandidat yang menunggu diwawancara.

Everything ran smoothly, sampai akhirnya .... telepon berdering.

Tombol VOIP berkelip-kelip, itu artinya telpon dari luar factory. Bisa jadi itu telpon dari supplier atau Marketing. Tanpa curiga, saya mengangkatnya.
"PT Ungaran Sari Garment Pringapus, selamat siang"

Suara di seberang sana menjawab dengan logat aneh. "Siang, bisa dengan Pak Anil?"
Bahkan walaupun lewat telpon, suaranya kelihatan banget kalau bukan orang Indonesia. Hm, mungkin ini salah satu staff dari Marketing yang sama-sama ekspatriat.
Mungkin saja ini Pak Rakesh, Pak Kuldeep, Pak Manish atau Pak Siddarth. Atau Bapak-bapak expatriat yang lain.

"Yes, Sir. May I know from whom is this called?" jawab saya.

"Ahnn-....-nheee..." jawabnya gak jelas. Hiyaaa.... males banget kalau ada kejadian kayak gini lagi. Ya Robbi, bisakah mereka ngomong lebih jelas sedikit?

"I am sorry Sir. Could you please repeat once more?" Saya takut salah nyambungin, apalagi kalau tujuannya ke Pak Anil.

"Ahnn...nhee.." katanya lagi. Tetep nggak jelas. Lebih keras, woy! Tangan saya menelusur buku telpon. Siapa kira-kira ekspatriat yang namanya diawali huruf A dan suku kata terakhirnya 'ni'. Nggak ketemu. Siapa sih orang ini?

"Forgive me, Sir. But could you please spell your name? I can't hear it so clear" Saya terpaksa ngomong jujur. Habis, suaranya emang gak jelas sih.

Dan orang itupun mulai mengeja. "ei - en - ti - etf - .... nee" Dueng! Lagi-lagi suaranya tetep nggak jelas. Oh my God, help me..

"Allright.. one moment, Sir" kata saya, padahal saya masih nggak tau dia itu siapa. Tangan saya kembali menelusuri buku telpon, dan...... tiba-tiba, plass! sebuah pikiran melintas. Jangan-jangan yang nelpon adalah ......

"Excuse me, Sir. Is this Mr. Anthony from Busana Apparel?" ya Allah, please.. jangan sampai yang nelpon beneran si Presiden.

Dari seberang sana terdengar jawaban "Yes"

Oh-My-God!!! Jadi ini beneran Mr. Anthony TP, pimpinan tertinggi di seluruh jaringan Busana Apparel Group. Pak Anthony, si Bosnya Pak Anil, yang berarti bos dari segala bos. What should I say?

Akhirnya setelah menarik nafas, saya tersenyum, dan berkata sesopan mungkin di telpon. "Alright, Sir. I am so sorry. Pak Anil is having meeting. Please wait one moment while I connect you to him" Sumpah, jantung udah mau copot saking gugupnya.

Telepon saya letakkan, dan saya buru-buru nulis memo "Sir, Pak Anthony is calling" untuk diberikan ke Pak Anil di ruang meeting. Saya langsung ketuk pintu, dan memberikan memonya pada Pak Anil. Semua orang di ruang meeting menoleh ke arah saya.


Pak Anil membaca memo sekilas, lalu bertanya "here or in my room?" Saya langsung jawab "I will connect him to your room, Sir" dan Pak Anil pun keluar dari ruang meeting, masuk ke ruangan beliau.

Saya berjalan cepat ke meja resepsionis, dan segera bicara ke Pak Anthony lagi. "Hello, Mister Anthony, are you still there? Sorry to make you wait. Pak Anil is now connected. Please" dan menyambungkannya ke extention Pak Anil.

Piuuhh.. Akhirnya dua bos itu sudah tersambung dan hampir selama 15 menit mereka berkomunikasi.
Everything is okay, I said to myself. Benarkah? Oh, ternyata tidak.

Setelah selesai telpon-telponan dengan Pak Anthony, Pak Anil memanggil Bu Dyah. Lalu Bu Dyah memanggil saya. "Devi, ke ruangan Pak Anil sebentar ya"

Hati saya langsung ciut. Ya Allah, Ya Robbi. Am I fired?

Saya mengikuti Bu Dyah ke ruang Pak Anil. Saya pasrah. Kalau memang harus kena Surat Peringatan, ataupun (glek!) dipotong gaji.
Pak Anil bicara dalam bahasa Indonesia campur Inggris. Heh, jangan salah ya. Pak Anil ini udah lancar bahasa Indonesia-nya. Istrinya aja orang Jawa kok.

"Tadi Pak Anthony telpon saya. Dia tanya siapa nama resepsionis yang menyambungkan dia ke ekstensien saya"
(degupan jantung saya udah loncat-loncat. Am I fired?) Tapi Pak Anil melanjutkan.
"Dia juga tanya resepsionis itu orang mana, lulusan mana, sudah berapa lama kerja disini dan sudah punya pengalaman kerja berapa tahun. Kemudian saya bilang, dia itu resepsionis baru. Just four months ago starting work as receptionist, and she's fresh graduate from STM Pembangunan Semarang.
Dia bilang caranya menangani telpon bagus sekali, dia terkesan dengan caranya menghandle telepon. Very good. Dia pikir mungkin orang ini bisa dimasukkan ke departemen planning. She might be able to improve her skill in other departmen. So start from tomorrow you will move, not in receptionist again but in Planning.."

Lutut ini rasanya lemes. Saya cuma bisa mengangguk-angguk selama Pak Anil bicara. Seneng sih, karena dapat pujian. Dan bingung, kok langsung pindah sih? Mendadak banget. Nggak mulai awal bulan depan aja gitu?

Setelah dipersilakan keluar, Bu Dyah mem-briefing saya sebentar. "Devi tadi menghandle teleponnya gimana?"
"Ya, dihandle seperti biasa Bu. Cuman tadi saya sempet stuck dan nanya dua kali untuk memastikan apakah ini Pak Anthony. Karena suaranya Pak Anthony nggak jelas. Lalu saya kasih memo ke Pak Anil, dan Pak Anil langsung ke ruangan trus mulai berkomunikasi, Bu"

Biar Bu Dyah jelas, saya juga mengulang kalimat yang tadi saya ucapkan ke Pak Anthony. Bu Dyah membetulkan kacamata.
Mungkin dipikirnya, masak begitu doang dapat pujian dari Pak Anthony sih? Mungkin dia heran. Lah, saya juga heran, Bu.

"Mungkin dia terkesan dengan cara Devi menghandle telepon, sehingga walaupun dia menunggu lama, tapi dia nggak merasa tersinggung karena Devi sudah berlaku sopan dan menghormati penelpon" saya cuma manggut-manggut. Padahal dalam hati saya nggak ngerti. Just like that?

Tapi keputusan sudah dibuat. Ini adalah siang terakhir sebagai resepsionis, dan hari terakhir menghandle telepon. Sari, si resepsionis baru jadi mau nangis.
"Trus aku gimana? Masak sendirian?"
"Lah, kan ada Bu Dyah? Mba Tunik juga bisa bantu. Habisnya mo gimana, ini Pak Anil yang nyuruh kok"
"Trus kalo ada telpon dari Pak Ravee gimana?"
"Ya diangkat dong"
"Kan dia galak! Ntar aku dimarahi terus"

Ah, No complaints. It's decided. Devi pindah jadi planning. Nothing can change it. Sisa sore itu dipakai untuk mengajari Sari hal-hal tentang resepsionis. Mba Endang sama Mba Rian udah resign, jadi Sari akan sendirian setelah saya pindah ke planning.

Hmm. Planning.

---- bersambung ----

Yak, begitulah empat bulan pertama saya di USG. Jadi resepsionis, yang pada akhirnya ditransfer ke planning.
Pesan dari chapter ini : saat kamu mengangkat telepon, tersenyumlah. Orang yang menelpon akan merasakan senyummu lewat suaramu. It's true.

Sampai ketemu di chapter selanjutnya ya. Episode tentang hari-hari menjadi staf planning. Yang lebih ribet, lebih challenging, dan lebih serem, soalnya..... ah, itu rahasia!

Salam kring..kring..

 =================
Note : Berhubung ada banyak sekali pertanyaan seputar Planning atau PPMC yang dituliskan di kolom komentar, saya akhirnya bikin ulasan singkat yang juga lanjutan dari postingan ini.
Link-nya ada di sini (part 4)
Semoga membantu ya. Good luck !